Privacy Policy กับ Privacy Notice ต่างกันอย่างไร ?
เมื่อองค์กรที่จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องปฏิบัติตามกฎหมาย คงจะมีข้อสงสัยที่ว่า Privacy Policy กับ Privacy Notice แตกต่างกันอย่างไร แล้วนโยบายความเป็นส่วนตัวที่แปะบนเว็บไซต์ ยังไม่เพียงอีกหรอ ในบทความนี้เราจะมาคลายความสงสัยกันนะครับว่าคำตอบของคำถามที่กล่าวมาข้างต้นมันเป็นอย่างไร
ความต่างของ Privacy Policy กับ Privacy Notice
ตัว Policy และ Notice คือหนึ่งในข้อบังคับของ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งจุดประสงค์ของการใช้มันแตกต่างกันครับ งั้นเรามาเริ่มต้นด้วยความหมายของ 2 อย่างนี้กันก่อน
สำหรับ Policy คือข้อตกลง หรือคำแถลงการเกี่ยวกับแนวทางการจัดเก็บ รวบรวม และใช้งานข้อมูลส่วนบุคคลคนภายในองค์กร หรือหน่วยงาน ซึ่งในเนื้อหามันส่งผลโดยตรงกับพนักงานที่ใช้ข้อมูลส่วนบุคคลไม่ว่าจะเก็บ หรือใช้ก็ตาม ดังนั้นพนักงานต้องเข้าใจ และทำตามนโยบายที่องค์กรกำหนดมาอย่างเคร่งครัด
ส่วน Notice คือคำประกาศถึงเจ้าของข้อมูลที่กล่าวถึงวิธีการจัดเก็บ ประมวลผล รักษา และทำลายข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งในบางครั้งก็สามารถเรียกอีกชื่อนึงว่า “นโยบายความเป็นส่วนตัว” หรือ นโยบายการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
พออ่านมาถึงจุดนี้ก็จะเข้าใจแล้วล่ะครับว่าความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้เป็นอย่างไร ซึ่งสรุปได้ว่า Policy จะโฟกัสเกี่ยวกับแนวทางการจัดเก็บ รวบรวม และการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานในองค์กร ส่วน Privacy Notice จะโฟกัสไปยังเจ้าของข้อมูล (Data Subject) หรือผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียในองค์กรว่าจะทำอะไรกับข้อมูลส่วนบุคคลนั่นเอง ซึ่งจุดประสงค์ หรือเนื้อหาก็จะแตกต่างกัน
Privacy Policy มีองค์ประกอบดังนี้
- Scope
- รูปแบบการเก็บข้อมูล (Electroinic, กระดาษ, มีการ Encrypted หรือไม่)
- ใครที่ส่วนเกี่ยวข้องกับนโยบายนี้บ้าง (พนักงาน, Supplier, Vendors)
- คำแถลงนโยบาย
- คำชี้แจงนโยบายการเก็บ รวบรวม และใช้ข้อมูลส่วนบุคคล
- โทษของการไม่ปฎิบัติตามนโยบาย
- ความหมายของข้อมูลส่วนบุคคล
- การจำแนกข้อมูลส่วนบุคคล
- การจำแนกข้อมูลส่วนบุคคล
- มาตรฐานการป้องกัน
- วิธีการทำลายข้อมูล
- ผู้รับผิดชอบในการตอบคำถาม (DPO)
- มีผลบังคับใช้เมื่อไหร่
Privacy Notice มีองค์ประกอบดังนี้
- เก็บข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อไหร่
- จุดประสงค์ในการเก็บข้อมูล
- ข้อมูลอะไรบ้างที่จะเก็บ
- วิธีการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล
- เมื่อไหร่ที่คุณจะส่งต่อข้อมูลให้กับ Data Processor (ถ้ามี)
- ใครที่รับผิดชอบในการ…
- ตอบคำถาม
- แจ้งแก้ไข หรือลบข้อมูล
- กระบวนการในการประสานงานหากเกิดข้อมูลรั่วไหล
- มีผลบังคับใช้เมื่อไหร่
สรุป
สรุปแล้ว นโยบายความเป็นส่วนตัว จะเน้นใช้งานภายในองค์กรโดยบอกพนักงานว่าพวกเขาจะทำอะไรกับข้อมูลส่วนบุคคล ระเบียบข้อบังคับการใช้งานข้อมูล ในขณะที่ ประกาศเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว จะถูกประกาศสู่บุคคลบุคคลภายนอกโดยบอกลูกค้าหน่วยงานกำกับดูแลและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ว่าองค์กรทำอะไรกับข้อมูลส่วนบุคคลนั่นเองครับ
Reference : https://www.csoonline.com/article/3063601/privacy-policies-and-privacy-notices-whats-the-difference.html#:~:text=A%20privacy%20policy%20instructs%20employees,retains%20and%20discloses%20personal%20information.
