PDPA Success Story
SRICHAND
เนื้อหา
เป้าหมายในการทำโครงการ PDPA
ในช่วงนี้ทางศรีจันทร์เริ่มโฟกัสกับ E-commerce อย่างจริงจัง ทั้งแบรนด์ของตัวเองและแบรนด์ของทาง Partner ทำให้ทางบริษัทต้องเปลี่ยนแปลงระบบภายในบริษัทให้เป็น Digital Transformation ซึ่งตรงกับช่วงที่ต้องปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) กฎหมายดังกล่าวไม่ได้เกิดขึ้นภายในประเทศไทยเท่านั้น แต่จะต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามหลักสากลในไม่ช้าก็เร็ว อย่างที่ทางยุโรปมีกฎหมาย GDPR ตรงจุดนี้ คุณรวิศ CEO จากศรีจันทร์สหโอสถ มองเห็นว่า การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เป็นกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่สำคัญของลูกค้า และการทำ Digital Transformation ก็มีความสำคัญ ทั้งสองสิ่งนี้เลยควรทำควบคู่กันไป
สำหรับทางศรีจันทร์ที่มีข้อมูลลูกค้าเป็นส่วนใหญ่ การดูแลข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่กฎหมายบังคับให้ปฏิบัติตาม การทำ Digital Transformation ก็เป็นเรื่องสำคัญในการจัดการระบบ ให้สะดวกและอยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมกับการดำเนินงานของธุรกิจในปัจจุบัน การทำ Digital Transformation ควบคู่ไปกับการดำเนินโครงการ PDPA จึงเป็นเป้าหมายของทางศรีจันทร์ ทั้งหมดนี้ก็เพื่อให้ทุกคนในองค์กรมีความเข้าใจถึงความสำคัญของข้อมูลส่วนบุคคล และต้องการให้ทุกคนมี Mindset ที่ตระหนักได้ถึงอันตรายหากใช้ข้อมูลในทางที่ผิด
ประสบการณ์ก่อนเริ่มดำเนินโครงการ PDPA
ตามปกติแล้ว ภายในองค์กรของบริษัทศรีจันทร์สหโอสถมีการใช้ข้อมูลลูกค้าในการทำธุรกิจ ซึ่งการนำข้อมูลส่วนบุคคลมาใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นในการวิเคราะห์ผลการตลาด หรือการเก็บรวบรวมข้อมูลของบุคลากรภายในบริษัท ต่างก็มีความสำคัญ และเมื่อถึงเวลาที่กฎหมาย PDPA บังคับใช้จริง ข้อมูลส่วนบุคคลจะกลายเป็นสิ่งสำคัญมากขึ้น แต่สำหรับทีมกฎหมายของทางศรีจันทร์ที่เป็น In-house มีความชำนาญในกฎหมายเฉพาะด้าน ยังไม่มีประสบการณ์เกี่ยวกับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลมากพอ ทางบริษัทจำเป็นต้องให้พนักงานมีความตระหนักรู้ (Awareness) เกี่ยวกับ PDPA มากขึ้น ทางบริษัทจึงเริ่มต้นด้วยการให้ความรู้ Training พนักงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้พนักงานมีความรู้ ความเข้าใจในข้อมูลส่วนบุคคลขั้นต้นเสียก่อน
ปัญหาที่พบระหว่างดำเนินโครงการ PDPA
แต่เพราะ PDPA เป็นกฎหมายใหม่ที่หลายองค์กรต้องเรียนรู้ คุณรวิศ CEO บริษัทศรีจันทร์สหโอสถกล่าวว่า ในระหว่างดำเนินโครงการ PDPA พบปัญหาต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น
- ความกังวลเกี่ยวกับโทษของ PDPA ที่นอกจากบทลงโทษจะรุนแรงแล้ว หากไม่ได้ดำเนินการให้ถูกต้องครบถ้วนตามกระบวนกฎหมาย อาจเสี่ยงต่อการถูกฟ้องร้องได้
- การทำให้บุคลากรในบริษัทตระหนักรู้ถึงความสำคัญของข้อมูลส่วนบุคคล สิ่งนี้นอกจากจะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือขององค์กรแล้ว ยังมีผลต่อกฎหมายอีกด้วย เพราะผู้ที่ใช้ข้อมูลส่วนบุคคลในการทำธุรกิจคือบุคลากรในองค์กร หากใช้ผิดวิธีหรือไม่ตระหนักรู้ก็จะได้รับโทษตามกฎหมายและข้อครหาจากคนในสังคม
- จำนวนงานที่มีมากขึ้นจากการดำเนินโครงการ PDPA เพราะกฎหมายนี้เป็นเรื่องใหม่ของศรีจันทร์และเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบุคคลส่วนใหญ่ของบริษัทต้องทำความเข้าใจตามที่ตัวกฎหมายบังคับไว้ นอกเหนือจากนี้เรื่องที่สำคัญที่สุดคือกระบวนการภายใน ไม่ว่าจะเป็นวิธีการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัย การขอความยินยอม การมีช่องทางให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลถอนความยินยอม และอีกหลายเรื่องที่ต้องดำเนินการ อาจทำให้งานมีการเพิ่มจำนวนมากขึ้น การทำให้กระบวนการ PDPA รวดเร็ว ง่าย และปลอดภัย ถือเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินงานทุกกระบวนการ สำหรับโครงการ PDPA
สุดท้ายจึงพบว่าการสำเร็จโครงการ PDPA ที่เป็นเรื่องใหม่ในองค์กรเช่นนี้ การดำเนินโครงการเอง อาจไม่ใช่การตอบโจทย์ ทั้งด้านภาพลักษณ์ ความน่าเชื่อถือ และการปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลได้ทั้งหมด
ทำไมถึงเลือก t-reg Platform by Ragnar Corporation
ด้วยความตระหนักถึงการเก็บรักษาและการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลอย่างถูกต้อง ทางศรีจันทร์ได้ประเมินความเสี่ยงจากโทษของกฎหมายแล้ว จึงพบว่าต้องใช้ข้อมูลส่วนบุคคลอยู่ตลอด ทางบริษัทจึงพิจารณาให้มีผู้ช่วยที่สามารถทำให้องค์กรปฏิบัติตาม PDPA ได้อย่างถูกต้อง สะดวก และรวดเร็ว จากหลากหลายองค์ประกอบทำให้ศรีจันทร์เลือกใช้งาน t-reg PDPA Platform ไม่ว่าจะเป็น
- การอ่านบทความด้าน PDPA ของ t-reg เพื่อใช้เป็นอีกหนึ่งข้อมูล ที่ใช้ในการศึกษาพื้นฐาน พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA ที่เข้าใจได้ง่ายและลงลึกถึงแก่นของกฎหมาย
- ความน่าเชื่อถือของผู้ใช้งาน t-reg ในส่วนของ Testimonial ที่มีตั้งแต่องค์กรขนาดกลางไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ และองค์กรชั้นนำมากกว่า 20 องค์กรที่ให้คำวิจารณ์ในแง่บวกกับแพลตฟอร์ม t-reg
- การได้เข้าร่วม Workshop จากการเชิญเข้าร่วมงานสัมมนาของทาง t-reg ที่นอกจากจะได้ทดลองใช้แพลตฟอร์มจริงก่อนใครแล้ว การได้เข้าร่วม Workshop ยังทำให้เข้าใจถึง Methodology ในการทำงานได้อย่างชัดเจนมากขึ้น
- และที่สำคัญที่สุดคือ Platform เมื่อได้ทดลองใช้งานจริงในองค์กรแล้ว ทำให้การดำเนินโครงการ PDPA ง่าย สะดวก ปลอดภัย และถูกจัดเก็บบน Platform on Cloud นอกจากนี้คือความเหมาะสมระหว่าง Budget กับ Platform t-reg
ความรู้สึกหลังจากได้ร่วมงานกับ Ragnar Corporation
หลังจากได้ร่วมงานกับทีมงานของ t-reg PDPA Platform by Ragnar แล้ว ซึ่ง t-reg ได้กลายเป็นคำตอบของทางบริษัทที่จะเป็นตัวช่วยเข้ามาช่วยบริหารจัดการในด้านต่างๆ
- ตอบโจทย์ด้านการให้ความรู้ ด้วยการทำให้บุคคลากรในบริษัท และบุคลากรที่ต้องลงมือทำ PDPA เข้าใจถึงความสำคัญในการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลให้ถูกวิธี และความสำคัญในการเก็บข้อมูล
- ตอบโจทย์ด้านการดำเนินการ ด้วยผู้เชี่ยวชาญทางด้านกฎหมายที่ดำเนินโครงการ PDPA ให้แก่องค์กรชั้นนำกว่า 20 แห่ง ซึ่งสำเร็จได้ด้วย Methodology ที่เกิดขึ้นจากประสบการณ์ การศึกษา และการเก็บข้อมูลจนได้มาเป็นวิธีลัด ที่รวบรวมข้อมูลขั้นตอนการทำโครงการ PDPA ให้สำเร็จ และแม้ว่าจะมีคำถามระหว่างการดำเนินโครงการ ทีมงานและผู้เชี่ยวชาญทางด้านกฎหมายก็พร้อมให้ความช่วยเหลือและดูแลอย่างต่อเนื่อง
- ตอบโจทย์ด้านเทคโนโลยี ด้วย t-reg PDPA Platform คุณรวิศได้กล่าวว่า ช่วยให้เกิดความ “Simplicity” กับโครงการ PDPA ของศรีจันทร์สหโอสถ
โครงการ PDPA สร้างการเปลี่ยนแปลงให้กับบริษัทศรีจันทร์อย่างไรบ้าง
บุคลากร
จากบุคลากรที่ยังไม่รู้ว่าต้องปฏิบัติตามกฎหมาย พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ก็มีความรู้ความเข้าใจมากยิ่งขึ้น เมื่อมีความรู้ความเข้าใจ ก็ส่งผลทำให้เกิดการตระหนักรู้กับบุคลากรในองค์กร
กระบวนการ
หลังจากที่ได้ตระหนักรู้และเข้าใจ PDPA ก็เริ่มเข้าใจว่าต้องดำเนินการอย่างไร ตั้งแต่กระบวนการเริ่มต้นไม่ว่าจะเป็น การรับข้อมูลส่วนบุคคล ไปจนถึงการดูแลรักษาและดำเนินการตามคำร้องหลังรับข้อมูลส่วนบุคคล
การใช้เครื่องมือ
ด้วยความที่ศรีจันทร์สหโอสถเป็นองค์กรที่มีการรับเข้า และถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลจากลูกค้าเป็นจำนวนมาก หลังจากที่ PDPA บังคับใช้ ทำให้องค์กรและทุกแผนกต้องคิดว่าควรใช้อะไรในการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล ควรใช้เครื่องมือใดให้ลูกค้าอุ่นใจและสามารถรับรู้ได้ว่าทางองค์กรได้ทำตามคำร้องขอแล้ว ซึ่งทั้งหมดที่กล่าวมานี้เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งเท่านั้น แต่สิ่งที่ช่วยให้กิจกรรมทั้งหมดนี้สามารถทำได้อย่างถูกต้อง ง่าย ครบถ้วน และตอบโจทย์ต่อองค์กรนั่นก็คือ PDPA Platform ของ t-reg ที่ช่วยให้โครงการ PDPA ขององค์กรดำเนินการได้อย่างราบรื่นหากกฎหมาย PDPA ถูกบังคับใช้ในอนาคต
Key Success ที่ทำให้ศรีจันทร์ประสบความสำเร็จในการทำ PDPA
ความรู้ความเข้าใจของ Partner
ที่มีต่อ PDPA เป็นปัจจัยอย่างหนึ่งที่จะทำให้การดำเนินโครงการ PDPA ประสบความสำเร็จ เพราะ Partner ถือข้อมูลส่วนบุคคลเช่นเดียวกัน ซึ่งถือว่า Partner เป็นอีกบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในส่วนนี้ ทำให้การกระทำที่ผิดหลักกฎหมาย PDPA จะส่งผลกระทบมาถึงศรีจันทร์ได้
ระยะเวลาการดำเนินงานที่เหลือเพิ่มมากขึ้น
เมื่อวันบังคับใช้กฎหมาย PDPA ถูกยืดเวลาออกไป ทีมงานที่มีประสบการณ์จาก t-reg ได้เข้ามาช่วยให้คำแนะนำ อีกทั้งแพลตฟอร์มที่ใช้งานสะดวก และเข้าใจได้ง่าย การ Comply ตามกฎหมายก็ง่ายมากขึ้น
ระยะเวลาการดำเนินงานที่เหลือเพิ่มมากขึ้น
ที่มีต่อ PDPA เป็นปัจจัยอย่างหนึ่งที่จะทำให้การดำเนินโครงการ PDPA ประสบความสำเร็จ เพราะ Partner ถือข้อมูลส่วนบุคคลเช่นเดียวกัน ซึ่งถือว่า Partner เป็นอีกบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในส่วนนี้ ทำให้การกระทำที่ผิดหลักกฎหมาย PDPA จะส่งผลกระทบมาถึงศรีจันทร์ได้
ทั้ง 3 สิ่งนี้เป็นเพียงบางส่วนประกอบเท่านั้นที่มีผลต่อการประสบความสำเร็จขององค์กรศรีจันทร์ ซึ่งการใช้ PDPA Platform อย่าง t-reg และได้รับคำปรึกษาจากทีมงานผู้เชี่ยวชาญ ช่วยให้ทางศรีจันทร์เห็นภาพ และเข้าใจได้ว่าต้องดำเนินการต่อไปในทิศทางใดจึงจะประสบความสำเร็จ
คำแนะนำถึงองค์กรที่กำลังจะเริ่มดำเนินโครงการ PDPA
แม้ว่า PDPA จะเป็นหนึ่งในกฎหมายที่ต้องบังคับใช้อยู่แล้ว แต่จะมีความสำคัญมากขึ้นในอนาคตอย่างแน่นอน เพราะการใช้งานแบบเดิมในอดีตที่ทำให้เกิดประเด็นการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลแบบผิด ๆ จะไม่สามารถทำได้เหมือนเดิมอีกต่อไปเมื่อกฎหมาย PDPA ถูกบังคับใช้
ข้อมูลส่วนบุคคลมีประโยชน์ในด้านการทำธุรกิจ แต่ก็ Sensitive มากไม่แพ้กัน การใช้งานจึงต้องใช้อย่างเข้าใจและระมัดระวัง ดังนั้นองค์กรใดที่ยังไม่ได้เริ่ม ควรเริ่มทำ PDPA ตั้งแต่ตอนนี้ เพราะไม่ใช่แค่กฎหมายเท่านั้นที่บังคับคุณ แต่สังคมก็จะเป็นฝ่ายบังคับคุณเช่นเดียวกัน โดยการสอบถามถึงความรับผิดชอบต่อข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า และไม่แน่ว่าในอนาคต PDPA อาจกลายเป็นจุดขายขององค์กรของคุณก็ได้ คราวนี้หากใครสามารถทำส่วนนี้ได้ดีกว่าอาจเป็นจุดสำคัญที่ทำให้ลูกค้าเลือกและไว้วางใจองค์กรของคุณ
สำเร็จโครงการ PDPA ไปกับ t-reg
สำเร็จโครงการ PDPA
ไปกับ t-reg
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ และบริการต่างๆของ t-reg เพื่อดูว่า t-reg สามารถตอบโจทย์ธุรกิจของคุณได้อย่างไร