เก็บข้อมูลลูกค้าอย่างไร? ให้ถูกต้องตามกฎหมาย PDPA สำหรับเจ้าของธุรกิจ

ในยุคที่ข้อมูลคือทรัพย์สินที่มีมูลค่าสูง การเก็บข้อมูลลูกค้าจึงกลายเป็นเรื่องสำคัญของทุกธุรกิจ แต่ในขณะเดียวกัน การเก็บข้อมูลเหล่านี้จำเป็นต้องปฏิบัติตาม กฎหมาย PDPA หรือพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 อย่างเคร่งครัด เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดที่อาจนำไปสู่คดีความหรือการเสียชื่อเสียงขององค์กร

บทความนี้จะพาคุณไปเข้าใจถึงวิธีการเก็บข้อมูลลูกค้าที่ถูกต้องตามกฎหมาย PDPA รวมถึงข้อห้าม ข้อควรระวัง และสิ่งที่เจ้าของข้อมูลควรได้รับรู้ก่อนที่คุณจะเก็บหรือใช้ข้อมูลของพวกเขา

PDPA คืออะไร?

PDPA (Personal Data Protection Act) คือกฎหมายที่ออกมาเพื่อควบคุมการเก็บ รวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของผู้อื่น โดยให้สิทธิแก่เจ้าของข้อมูลในการควบคุมข้อมูลของตนเอง และบังคับให้องค์กรต่างๆ ต้องดำเนินการตามแนวทางที่กำหนดไว้

ข้อมูลส่วนบุคคลภายใต้กฎหมาย PDPA หมายถึง ข้อมูลใด ๆ ที่สามารถใช้ระบุตัวตนของบุคคลได้ ไม่ว่าจะเป็น ชื่อ-นามสกุล, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์, หมายเลขบัตรประชาชน, รูปภาพ, เสียง, หรือแม้แต่ข้อมูลทางพฤติกรรม เช่น ประวัติการใช้งานเว็บไซต์

ขั้นตอนในการเก็บข้อมูลที่ถูกต้องตามกฎหมาย PDPA

1. แจ้งวัตถุประสงค์ก่อนการเก็บข้อมูล
   ก่อนที่คุณจะเก็บข้อมูลจากลูกค้า จะต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบอย่างชัดเจนว่าข้อมูลจะถูกนำไปใช้ทำอะไรบ้าง เช่น การส่งโปรโมชั่น วิเคราะห์พฤติกรรมผู้บริโภค หรือการให้บริการหลังการขายเพื่อให้เจ้าของสามารถตัดสินใจได้ว่าจะให้ข้อมูลกับเราหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ภาพกิจกรรม งานอีเว้นต์ที่บางท่านไม่ประสงค์ที่จะให้มีรูปภาพอยู่ในสื่อนั้นเอง
   
   
2. ขอความยินยอม (Consent)
   การขอความยินยอมต้องทำโดยชัดแจ้ง ไม่คลุมเครือ และผู้ให้ข้อมูลต้องสามารถปฏิเสธได้โดยไม่มีผลกระทบต่อการให้บริการหลัก การกดยอมรับนโยบายความเป็นส่วนตัวบนเว็บไซต์ถือเป็นหนึ่งในรูปแบบที่นิยมใช้
   
   
3. เก็บเท่าที่จำเป็น
   กฎหมาย PDPA กำหนดให้เก็บข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์เท่านั้น ห้ามเก็บข้อมูลโดยไม่จำเป็น เช่น หากคุณเพียงต้องการส่งสินค้า ก็ไม่ควรเก็บหมายเลขบัตรประชาชน เพื่อเป็นการลดความเสี่ยงในการใช้ข้อมูลเกินความจำเป็น ยิ่งขอข้อมูลเยอะ ขั้นตอนการชี้แจงก็ต้องเพิ่มมากขึ้นไปด้วยเช่นกัน
   
   
4. จัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย
   ต้องมีมาตรการป้องกันข้อมูล เช่น การเข้ารหัส การจำกัดสิทธิ์เข้าถึง และการใช้ระบบจัดเก็บที่ปลอดภัย เพื่อป้องกันการรั่วไหลหรือเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
   
   
5. ให้สิทธิ์เจ้าของข้อมูล
   เจ้าของข้อมูลสามารถขอดู แก้ไข หรือขอลบข้อมูลได้ รวมถึงสามารถเพิกถอนความยินยอมได้ทุกเมื่อ

สิ่งที่ห้ามทำ หรือข้อควรระวัง

• ห้ามใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์อื่น โดยไม่ได้แจ้งหรือไม่ได้รับความยินยอมเพิ่มเติม เช่น ใช้ข้อมูลที่เก็บมาเพื่อทำการตลาดโดยไม่ขออนุญาตก่อน
• ห้ามขายหรือโอนข้อมูลให้บุคคลที่สาม หากไม่มีการแจ้งหรือได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูล ข้อนี้เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำมากที่สุดเนื่องจากผิดวัตถุประสงค์ และ เสี่ยงอันตรายกับเจ้าของสิทธิ์
• ห้ามเก็บข้อมูลอ่อนไหว (Sensitive Data) เช่น ข้อมูลสุขภาพ ศาสนา เชื้อชาติ เพศสภาพ เว้นแต่จำเป็นและได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้ง
• ระวังการเก็บข้อมูลจากผู้เยาว์ ต้องได้รับความยินยอมจากผู้ปกครองก่อน
• อย่าละเลยการจัดเก็บนโยบายความเป็นส่วนตัว (Privacy Policy) เว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันต้องแสดงให้ชัดเจนว่าคุณเก็บข้อมูลอะไรและใช้อย่างไร

สิ่งที่เจ้าของข้อมูลควรทราบทุกครั้งก่อนให้ข้อมูล

• รู้ว่าข้อมูลของเขาจะถูกนำไปใช้ทำอะไร
• ทราบว่ามีสิทธิ์ใดบ้างในการควบคุมข้อมูล
• สามารถเข้าถึงหรือขอสำเนาข้อมูลของตนเองได้
• มีสิทธิ์ขอให้ลบ หรือแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง
• สามารถเพิกถอนความยินยอมได้หากไม่ต้องการให้ใช้ข้อมูลอีกต่อไป

ตัวอย่างนโยบายหรือแนวทางตามกฎหมาย PDPA

แม้ว่าองค์กรแต่ละแห่งจะมีแนวทางที่แตกต่างกัน แต่โครงสร้างของนโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลควรประกอบด้วย

1. ประเภทของข้อมูลที่เก็บ
2. วัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูล
3. ระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูล
4. สิทธิของเจ้าของข้อมูล
5. การเปิดเผยข้อมูลแก่บุคคลภายนอก
6. ช่องทางการติดต่อสอบถามหรือร้องเรียน

การมีนโยบายเหล่านี้แสดงให้องค์กรของคุณมีความโปร่งใส และช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า

ผลเสียและบทลงโทษสำหรับธุรกิจที่ทำผิดกฎหมาย PDPA

การไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย PDPA อาจส่งผลเสียอย่างรุนแรงต่อธุรกิจ ทั้งในด้านชื่อเสียงและการดำเนินงาน รวมถึงโทษทางกฎหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน เพื่อคุ้มครองสิทธิของเจ้าของข้อมูล

ผลเสียที่ธุรกิจอาจเผชิญ

1. เสียความน่าเชื่อถือและภาพลักษณ์องค์กร
   เมื่อลูกค้ารู้ว่าข้อมูลส่วนตัวของตนถูกจัดการไม่ดี อาจสูญเสียความไว้วางใจและไม่ต้องการใช้บริการอีกต่อไป นอกจากนี้ข่าวเชิงลบยังสามารถแพร่กระจายอย่างรวดเร็วในสื่อสังคมออนไลน์ ส่งผลกระทบในระยะยาวต่อแบรนด์และยอดขาย
   
   
2. สูญเสียโอกาสทางธุรกิจ
   ลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าใหม่อาจเลือกใช้บริการของคู่แข่งที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลมากกว่า ซึ่งส่งผลต่อรายได้และการเติบโตขององค์กรในระยะยาว

บทลงโทษตามกฎหมาย PDPA

สำหรับผู้ฝ่าฝืนกฎหมาย PDPA อาจถูกดำเนินคดีและได้รับโทษตามที่กฎหมายกำหนด เช่น

• โทษปรับทางแพ่ง ที่อาจสูงถึง 5 ล้านบาท
• โทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ
• การบังคับให้หยุดการใช้ข้อมูลหรือทำลายข้อมูลที่เก็บรวบรวมโดยผิดกฎหมาย

นอกจากนี้ ยังอาจถูกฟ้องร้องทางแพ่งเพื่อเรียกร้องค่าเสียหายจากเจ้าของข้อมูล ซึ่งอาจทำให้ธุรกิจต้องจ่ายเงินชดเชยเป็นจำนวนมาก มูลค่าเงินชดเชยสามารถอิงจากชื่อเสียงของผู้เสียหายได้เช่นกัน ยิ่งมีชื่อเสียง เกิดความเสียหายเป็นจำนวนมาก มูลค่าเงินชดเชยก็จะสูงตามเช่นกัน

อ่านผลเสียและบทลงโทษของ PDPA แบบละเอียด อ่านต่อที่นี่

บทสรุป

การเก็บข้อมูลลูกค้าให้ถูกต้องตามกฎหมาย PDPA ไม่ใช่แค่เรื่องของการปฏิบัติตามข้อบังคับทางกฎหมายเท่านั้น แต่ยังเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจในระยะยาว การมีระบบที่ปลอดภัย กระบวนการที่ชัดเจน และการให้สิทธิ์แก่เจ้าของข้อมูลจะช่วยให้คุณสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมั่นใจ ไม่เสี่ยงต่อการถูกฟ้องร้องหรือเสียชื่อเสียง

อย่าลืมว่า ในยุคข้อมูลเป็นทรัพย์สิน ความเชื่อมั่น คือสิ่งที่มีค่ามากที่สุด และมันเริ่มต้นจากการเคารพข้อมูลของลูกค้าตามกฎหมาย PDPA

หากมีข้อสงสัยเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งาน หรือสนใจใช้บริการของ t-reg

โทร 089-698-2591

รับชมบริการของเราได้ที่ t-reg.co